È il modulo del sistema Travel che controlla ed automatizza le funzionalità richieste da un’azienda di Autotrasportatori o Spedizionieri. Il programma crea i viaggi e controlla i costi. Il software è sempre aggiornato alle ultime disposizioni legislative.
Clienti – Fornitori
La finestra visualizza i dati dei clienti di fatturazione, dei fornitori e dei punti di ritiro e/o destinazione merce.
Per questi ultimi sono inseriti i vincoli di consegna: orari e particolari modalità di scarico, giorni di apertura, accesso permesso solo a motrici, incompatibilità sui mezzi.
Mezzi
Travel controlla la flotta degli automezzi, propria e/o esterna, usando le caratteristiche più dettagliate delle tipologie (dimensioni, portata, volume); permette inoltre di inserire il numero di targa di ogni mezzo associato ad una tipologia.
Ordini
Gli ordini di solito sono importati dall’ERP aziendale presente, ma si possono anche inserire con un’apposita interfaccia. Le informazioni riportate sono quelle di testata e di dettaglio.
Tariffari
È possibile inserire qualunque tipologia di listino in base ai quali attribuire i costi ai viaggi. Ogni tariffario ha una data di inizio e di fine validità.
Di seguito l’elenco delle principali tipologie di tariffe offerte dal sistema:
• €/ton
• €/km per fascia chilometrica
• €/mc per zona geografica
• €/viaggio per zona geografica (CAP, provincia, inoltri ecc.)
• tariffe per tratta
• €/pallet per zona geografica
• tariffa giornaliera
• tariffa per consegna
Modulo Operativo
Questo modulo gestisce l’iter di spedizione della merce: il preventivo richiesto, il ricevimento dell’ordine, la costificazione attiva e passiva.
L’obiettivo del software non è rivolto solo ad ottenere vantaggi economici, ma anche a semplificare e razionalizzare l’attività di pianificazione dei viaggi di un’azienda di trasporto. È poi lo strumento definitivo per il controllo dei costi del trasporto stesso. In poche finestre riassuntive l’operatore tiene sotto controllo tutti gli elementi del proprio lavoro: destinazioni merce, terminal, autisti, spedizionieri, vettori.
Gestione Preventivi
Ad ogni cliente di fatturazione è possibile collegare uno specifico tariffario che calcola il costo sia in fase di preventivo che di consuntivo. È possibile gestire i preventivi, calcolando in tempo reale il costo per il cliente: le risposte telefoniche ai clienti sono immediate.
Gestione Viaggi
Questa è una delle finestre fondamentali di Travel AutoSped: in questa parte il programma crea automaticamente i viaggi, con il calcolo automatico del costo, del ricavo e dei chilometri percorsi. Genera le corrispondenti lettere di vettura e i documenti ministeriali per le varie categorie di trasporto:
• Container
• Merce sfusa o liquida
• Merce varia
• Import/Export
L’operatore può inserire un numero illimitato di prese con i relativi dettagli.
I viaggi effettuati possono essere ricercati secondo qualsiasi criterio di ricerca.
Costificazione Viaggi
Travel AutoSped fornisce un sistema completo e flessibile per l’attribuzione del costo di un viaggio, sia dal punto di vista passivo sia da quello attivo sulla base del tipo di tariffa impostata per il trasportatore e per il cliente di fatturazione.
Il calcolo dei costi può essere personalizzato in base alle esigenze del cliente, ed ogni costo può essere modificato dall’utente stesso aggiungendo eventuali extra attribuiti una tantum. Data l’elevata flessibilità del sistema di tariffe supportato è possibile il calcolo dei costi per tutte le tipologie di viaggio (collettame, carichi completi ecc.).
Calcolo dei Costi Minimi
La Legge 127/2010 afferma che il corrispettivo da pagare al trasportatore deve “consentire almeno la copertura dei costi minimi d’esercizio”.
Tale costo come è noto viene calcolato in base ai costi chilometrici del carburante aggiornati con il prezzo medio del gasolio (pubblicati sul sito del Ministero dei Trasporti), differenziati per tratte chilometriche e classi di peso dei veicoli.
Travel ha integrato tali tabelle al suo interno e quindi calcola, con un semplice click, qual è il valore del costo minimo attribuibile ad un viaggio, evitando contenziosi e contestazioni.
Lettere di vettura
Il sistema produce i documenti di trasporto permettendo sia la stampa che l’invio con posta elettronica o fax. I modelli di tali documenti sono completamente personalizzabili in base ai dati necessari all’utente.
Di seguito un esempio di modello scelto da un cliente:
Prefatturazione attiva e passiva
Il sistema produce i documenti relativi alla prefatturazione attiva e passiva. Tali documenti possono essere utilizzati direttamente oppure esportati verso altri sistemi.
Reports di stampa
Travel AutoSped ha un sistema di stampe articolato e personalizzabile in base alle specifiche esigenze del cliente.
Oltre alle stampe generali relative ai viaggi, agli ordini da spedire ed ai clienti esiste una parte specifica relativa all’analisi dei costi. Il software consente di selezionare alcuni criteri per analizzare e spaccare i costi relativamente a:
– Aree geografiche
– Famiglie di articoli
– Società di trasporto
– Tipologie di mezzo
– Deposito
– Tipologia di ordine
L’esempio successivo mostra uno dei possibili report relativi alla composizione di un viaggio:
Di seguito è riportato un esempio di stampa di spaccato dei costi per destinazione merce:
È possibile visualizzare il percorso di ogni viaggio sulla mappa grafica:
Piattaforma hardware e software
Travel AutoSped richiede calcolatori con i seguenti requisiti:
Sistema operativo: Microsoft Windows XP/2003/Vista/2008/7/8
Processore: Intel/AMD con frequenza di clock 1 GHz (o maggiore)
Scheda grafica: SVGA (o superiore)
Memoria RAM: minima 512 MByte, memoria consigliata 1 GByte per Windows XP e 2003 Server, 2 GByte per Windows 7/8 e 2008 Server
Travel AutoSped è compatibile con i seguenti Database:
Microsoft SQL Server 2005 (o successivo)
Oracle
IBM DB2
